Как организовать предрейсовые медосмотры в компании: пошаговая инструкция

Чтобы организовать предрейсовые медосмотры водителей в компании, нужно определить, кто и какие осмотры проходит, выбрать исполнителя с медицинской лицензией (свой медработник, сторонняя медорганизация или дистанционный формат), заключить договор, издать приказ и наладить журнал, отметки в путевых листах и контроль. Организовать осмотры закон обязывает любое юрлицо и ИП, которые эксплуатируют транспорт (п. 1 ст. 20 закона 196-ФЗ, п. 10 приказа 266н), а оплачивает их работодатель (п. 5 ст. 23 закона 196-ФЗ).

Весь процесс укладывается в шесть шагов:

1. Составить список водителей и видов осмотров для каждого.
2. Выбрать формат и исполнителя.
3. Заключить договор с медорганизацией.
4. Издать приказ и ознакомить водителей.
5. Подготовить место осмотра, журнал и путевые листы.
6. Организовать ХТИ и ежемесячный контроль.

Шаг 1. Определите, кто и какие осмотры должен проходить

Начните со списка водителей и видов перевозок, которые они выполняют. От этого зависят и состав осмотров, и допустимый формат.

Основание: абз. 3–6 п. 3 и п. 4 ст. 23 закона 196-ФЗ, пп. 3, 5, 9 приказа 266н. Предрейсовый осмотр обязателен все время работы водителем; исключение — водители оперативно-служебных ТС силовых ведомств и ТС, выезжающих по вызову экстренных служб. Осмотры в течение смены проводятся по решению работодателя.

Шаг 2. Выберите формат и исполнителя

Провести осмотр вправе только медработник организации, у которой есть лицензия с работой «медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым)» (п. 6 приказа 266н). Отсюда три варианта: свой медработник и своя лицензия, сторонняя медорганизация очно, сторонняя медорганизация дистанционно. Их плюсы, минусы и требования к лицензии сравниваются в статье «Кто может проводить предрейсовый медосмотр».

Для выбора ответьте на четыре вопроса:

• Сколько точек выпуска и насколько они разбросаны? Один медработник обслуживает одну точку; при нескольких площадках и ночных выездах очный формат дорожает и усложняется.
• Каков график? Осмотр нужен перед каждым рейсом, включая ранние и ночные.
• Есть ли водители из запрещенных для дистанционного формата категорий? Для них понадобится очный осмотр.
• Кто будет заниматься лицензией? Своя лицензия — это обязанности медицинской организации.

Решение об осмотрах с использованием медицинских изделий принимает работодатель (абз. 2 п. 9 приказа 266н). Возможен и смешанный вариант: основная часть водителей проходит осмотр дистанционно, отдельные категории — очно. Законность дистанционного формата и требования к медизделию разобраны в материале «Законен ли дистанционный предрейсовый медосмотр».

Шаг 3. Заключите договор с медорганизацией

Сначала проверьте у медорганизации лицензию с нужной работой, а при дистанционном формате — документы на медизделие и повышение квалификации медработников (не менее 36 часов, п. 7 постановления № 866). Затем зафиксируйте в договоре вопросы, которые иначе придется решать на ходу:

1. Формат и график — очно или дистанционно, в какие часы доступен медработник, как быстро он отвечает.
2. Журнал — кто ведет, бумажный или электронный с УКЭП медработника (п. 20 приказа 266н), как вы получаете выписки (п. 26).
3. Путевые листы — кто ставит отметку и какие сведения медорганизация передает для этого (п. 25 приказа 266н, подп. «г» п. 13 постановления № 866).
4. Уведомление о недопуске — как медработник сообщает о выявленных признаках (пп. 16, 24 приказа 266н) и выдает справку (п. 27).
5. Хранение данных — не менее 30 дней, кто хранит и как вы получаете доступ при проверке (п. 20 приказа 266н).
6. Персональные данные и врачебная тайна — защищенные каналы передачи (п. 11 постановления № 866).
7. ХТИ — кто и где проводит очные исследования дважды в год (п. 11 приказа 266н).
8. Медизделие — кто его поставляет, кто отвечает за поверку и обслуживание.

Шаг 4. Оформите приказ и ознакомьте водителей

Ни приказ 266н, ни постановление № 866 не утверждают обязательную форму приказа работодателя об организации осмотров. Это локальный документ, и его задача — закрепить решения из шагов 1–3, чтобы диспетчер и водители действовали одинаково. На практике в нем стоит отразить:

• решение о формате осмотров, в том числе с использованием медизделий (абз. 2 п. 9 приказа 266н);
• список категорий водителей, которые проходят осмотр только очно;
• кто допускает водителя к рейсу после осмотра и проверяет отметку в путевом листе;
• порядок действий при недопуске: кого уведомить, кем заменить водителя;
• график очных ХТИ для водителей на дистанционном формате;
• ссылку на договор с медорганизацией.

Водителей нужно ознакомить с порядком. Время осмотра входит в рабочее время (ст. 220 ТК РФ) — это стоит учесть в графиках и табеле. При дистанционном формате медорганизация ведет видеофиксацию идентификации и измерений с согласия работника (подп. «а» п. 13 постановления № 866), поэтому порядок получения согласия лучше продумать заранее.

ИП без работников и таксист без статуса ИП проходят те же шаги в упрощенном виде: приказ самому себе не нужен, но осмотр у медработника организации с лицензией, отметка в путевом листе и при дистанционном формате — очные ХТИ остаются обязательными (п. 3 приказа 266н, п. 4 ст. 23 закона 196-ФЗ).

Шаг 5. Подготовьте место осмотра, журнал и путевые листы

Место осмотра

Требования к кабинету для очного осмотра согласуйте с медорганизацией, которая будет его проводить. Для дистанционного формата ориентир — эксплуатационная документация медизделия: оно само собирает показатели условий эксплуатации, освещенности и микроклимата помещения (п. 12 постановления № 866). Разместите терминал там, где водитель проходит его по пути к машине, и обеспечьте устойчивую связь. Идентификация водителя должна исключать прохождение осмотра другим человеком: для этого используют медизделие, ЕСИА или Единую биометрическую систему (п. 10).

Журнал

Журнал регистрации предрейсовых осмотров ведет медработник — на бумаге или в электронной форме с УКЭП (п. 20 приказа 266н). В нем фиксируются дата и время, ФИО, пол, дата рождения, результаты исследований, заключение и подписи (п. 21). Если осмотры проводит сторонняя медорганизация, журнал ведет ее медработник, поэтому заранее договоритесь о порядке получения выписок.

Путевые листы

Путевой лист может быть бумажным или электронным — закон допускает оба варианта (ч. 2 ст. 6 закона 259-ФЗ). Обязательные сведения о водителе включают дату, время и результат предрейсового осмотра, а там, где он обязателен, — и послерейсового (п. 6 приказа Минтранса № 390).

Про электронный путевой лист: в сети много утверждений о его обязательности для всех с 1 сентября 2026 года. Первоисточником мы это не подтвердили: действующая ч. 2 ст. 6 закона 259-ФЗ допускает и бумажный, и электронный путевой лист. Прежде чем перестраивать документооборот, сверьтесь с актуальной редакцией закона.

Шаг 6. Организуйте ХТИ и регулярный контроль

При дистанционном формате водители не реже двух раз в год проходят очные химико-токсикологические исследования на наркотические средства и психотропные вещества (ч. 11 ст. 46 закона 323-ФЗ, п. 11 приказа 266н). Составьте график так, чтобы ни один водитель не выпал: новичков включайте в ближайшую волну.

Если медработник не допустил водителя, действуйте по приказу: медработник уведомляет работодателя и вносит сведения в журнал (п. 16 приказа 266н), водителю выдают справку (п. 27), диспетчер снимает водителя с рейса и ищет замену. Выпустить водителя, которому отказали в допуске, — прямой путь к штрафу, а если водитель действительно пьян — и к ст. 12.32 КоАП.

Раз в месяц проверяйте пять вещей:

1. Выборка путевых листов сверена с журналом — даты, время, результаты совпадают.
2. Поверка медизделия действует, поверен весь комплекс, а не отдельные приборы (п. 4 постановления № 866).
3. Сертификаты УКЭП медработников, чьи данные идут в путевые листы, не истекли.
4. Водители из запрещенных для дистанционного формата категорий проходят осмотр очно.
5. График ХТИ выполняется.

Что грозит за сбои на любом из этих участков, — в статье «Штрафы за отсутствие предрейсового медосмотра». Требования к каждому исследованию и журналу — в разборе приказа 266н.

Что это значит для автопарка

Самые трудоемкие части — выбор и проверка медорганизации, подбор поверенного медизделия и связка «журнал — путевой лист». Если удобнее передать эти задачи, Телемика организует запуск под ключ: подбирает оборудование и ПО, подключает медицинское сопровождение лицензированной медорганизации-партнера, помогает с документами и сопровождает работу. Этапы и распределение ролей описаны на странице организации медосмотров под ключ.